Excelは非常に便利で、経理をするうえでも重要です。
資料を見ていて意外と多いのが、どこから来たのか分からない数字…。
今回は、「Excelの外で手計算した数字を入力するのはやめましょう」という話です。
手計算することのデメリット
Excelの外で手計算した数字を使うことのデメリットを考えてみました。
- どこの数字を使ったのかわからない
- 引継ぎが困難
- 計算ミスが起こりやすい
どこの数字を使ったのかわからない
Excelのデータを確認していると、どこの数字を計算して入力したのか分からない数字が出てきます。
Excelで計算をしていると、計算式を確認すれば一発で把握することが可能です。
ですが、Excelの外で計算された数字は分からないことが多く、調べるのに時間を要するのです。
引継ぎが困難
これは、上記の「どこの数字を使ったのかわからない」に続く問題です。
資料を主に使用をする方は、慣れがあるので数字の把握をすることが出来ます。
ですが、主に使用されていた方がいなくなった場合、その数字を管理することは出来るでしょうか？
業務を止めないためにも、資料を分かりやすくする必要があります。
計算ミスが起こりやすい
人間が手計算をすれば、計算ミスが起こる可能性が高くなります。
ミスは極力少なくしたいものです。
また、Excelの外で手計算をしていると、どこでミスが起こったのかすら分かりません。
考え方を変えてみる
「なぜこのようなことが起こるのか？」考えてみると、1番大きな原因は紙の資料を取り扱う名残があることです。
すべてが紙で処理をする場合、どうしても手作業の部分が出てきます。
アナログ思考をデータ思考にするのは大変なことです。
ですが、考え方を変えることで、それ以上に
- 場所を選ばずに仕事ができる
- データ加工がしやすい
- データ分析がしやすいなど
たくさんのメリットがあることは言うまでもありません。
まとめ
今回は、「Excelに手計算した数字を入力するのはやめましょう」という話でした。
せっかくExcelに入力してデータを作成しているのですから、手計算は避けたいものです。
少し意識を変えることで、大きな変化へと繋がります。
【編集後記】
昨日は、録画していたバスケット試合を家族で。
結果を知っていたのが残念ですが…。
素晴らしい試合で、ずっと興奮していました。
