独立後に見直した『探す時間』

仕事で資料を探すタイミングって意外と多いものです。
だからこそ、極力時間はかけたくないもの。

そのためにも、自分なりのルールを設定しておきましょう。

今回は「独立後に見直した『探す時間』」というお話です。

ファイル名のルール設定

まずは、ファイル名のルール設定です。

現在は、「お客さま名・タイトル・日付」で統一しています。
並び順は自分の好みでいいかなと。
（私は、この並びが見やすいです。）

ルールを決めておくと、ファイル名が規則的になるので、探しやすさが格段に上がります。

勤務していた頃は、このあたりのルールを、あまり意識していませんでした。
検索でパッと見つけるというよりかは、「フォルダを開く」→「ファイルを開く」→「中身を確かめる」といった感じだったからかもしれません。

せっかくデータがあるのに、一手間かけていたなと。

独立すると、自分でルールを設定できます。
自分好みの名づけルールをつくっておきましょう。

名前のルールを決めることは、探すことを効率化する第一歩ですから。

コマンドパレットの活用

名前のルールが効いてくるのが、ファイルを呼び出すときです。
私は、Windowsの「コマンドパレット」を使っています。

もともとは「PowerToysRun」というツールを使っていたのですが、ショートカットが効かなくなることがあって、少し不便だなと感じていたのです。
そんなときに見つけたのが、コマンドパレット。

Win+Alt+スペースで呼び出して、すぐに検索をかけられますし、ショートカットが効かなくなることもありません。
そして、さっきの名前のルールがあるからこそ、探したいファイルを検索で一気にあぶり出せるのです。

PowerToysRunのように、ファイルに直接アクセスするのではなく、一度探す場所を指定する必要がある分、少しスピードは落ちます。
ですが、カーソルキーでファイルを選択しやすいといった部分もあるので、良しとしています。

細かいところでは、設定で検索履歴が残るようにしておくと便利かなと。
コマンドパレットは一度閉じると、入力した検索履歴が消えてしまうので、もう一度見たいときに、また打ち直すことになります。
履歴が残っていても、その上からすぐ打ち始められるので、消す手間もないですし、残しておいて困ることはありません。

紙は持たない

検索でサクッと探せるようにしておくためにも、紙は極力減らしておきたいものです。
紙は、物理的に探すしかないので、検索ができません。
（当たり前ですが…。）

また、場所も取ったり、紛失のリスクも高いですしね。

お客さまからも、基本的に紙はお預かりしないようにしています。
それが結果的に、「探せる」という強みにつながってくるからです。

「探す」ということ自体に、価値を見出すことはできません。
ですが、思っている以上に探すことに時間をかけている場合はあります。
1人で働いていると、その時間はそのまま自分に返ってきますし。

だからこそ、探さなくていい仕組みをつくっていくことが大切だなと。
それが効率化につながりますから。

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【編集後記】
昨日は、朝にメルマガとブログを。
その後は、外出をしました。
帰宅後は、税理士業を