段取り力を鍛える：私が実践する3つの習慣

「業務効率化」という言葉をよく耳にします。

• 人が足りない
• アナログなやり方など

原因は様々でしょう。
効率化を目指すとなると、新しいソフトや機械を入れるという印象が強くなります。
ですが、段取りを見直すことも大事かなと。

段取りが変わるだけで、スピードが大きく変わってきます。
私が「段取り力」を鍛えるために、習慣的にやっていることは以下です。

• タスクの可視化
• 逆算思考
• スキマ時間の活用

今回は「段取り力を鍛える：私が実践する3つの習慣」というお話です。

タスクの可視化

1つ目は、「タスクの可視化」です。

• どれだけのタスクを
• どの順番で
• どのタイミング

でするのかを把握するためには、抱えているタスクを全て書き出すことが大切です。

私は、タスク管理にGoogleカレンダー・GoogleToDo・GoogleKeepを使用しています。
単純に連携するのに便利ということが挙げられます。

• Googleカレンダー→予定
• GoogleToDo→細かなタスク
• GoogleKeep→月ごとのタスク

という風に使い分けています。

GoogleToDoとGoogleKeepの使い分けについては以前の記事にも書きました。

あわせて読みたい

【忘れた！】を防ぐ3つのメモ 忘れてしまうのが人間。とは言っても、何でもかんでも忘れていたら仕事になりません。 ここで活用しておきたいのが「メモ」をする習慣です。 メモするという行為自体は...

GoogleKeepは月単位でメモを分けて、1日のリマインダーを設定しています。
1日にリマインダーを確認して、その月のメモのタスクをGoogleカレンダーからGoogleToDoに振り分けます。

個人的に望んでいることですが、GoogleKeepでチェックリストを作った際に、
チェックボックスごとにラベルや色を振り分けられたら…と感じています。
そうすれば、月ごとでの確認とラベルごとの確認ができるのにと…。

可視化の方法は人それぞれです。
手帳やノートの方が見やすいという方もいらっしゃいますし、付箋を使われる方もいらっしゃるかと。

私は、

• 過去のデータの確認が容易
• 共有しやすい
• 検索性が上がる

といった面を考えて、上記のやり方をしています。

逆算思考

2つ目が「逆算思考」です。

「段取り」と言われると、よくこの「逆算思考」が挙げられます。
逆算思考と言われても…意外と難しいものです。

私自身、苦手意識がありました。
私が最初に意識したのが、ゴールを明確にするということです。

例として、毎月の経理を挙げます。
毎月の経理のゴールは、前月の数字を当月の遅くとも15日ぐらいまでに見れるようにすることです。
そのためには、

• 資料収集
• 数字を作る

必要が出てきます。

これを実現するためには…という風に考えていくのです。
最終目標→中間目標→日々のタスクという流れです。

この逆算思考は、日常の中でトレーニングができます。
逆する習慣がないと、最初は時間を要しますが、
慣れてくると、スピードがかなり上がります。

ゴールまでの道順が具体的なステップに分解されるので、
やることが明確になります。
また、進捗状況も把握しやすくなるので、軌道修正をすることもできるようになります。

スキマ時間の活用

3つ目は「スキマ時間の活用」です。

ちょっとした時間を活用することで、時間を効率的に使うことができます。
スキマ時間を活用するために欠かせないのが、パソコンを持ち歩くということです。

パソコンがあれば、仕事ができます。
（場所によって、やる仕事を選ぶ必要はありますが…。）
スマホでは非効率なので、スキマ時間を活用するならパソコンが必須です。

隙あれば、サッとパソコンを出して仕事ができる環境を作るためには、

• パソコンを持ち歩く
• ネット環境
• クラウドでのデータ管理
• モバイルバッテリー

が欠かせません。

ちょっとしたことですが、意識を変えることで時間を有効に活用できるようになります。

まとめ

今回は「段取り力を鍛える：私が実践する3つの習慣」というお話でした。

段取り力を鍛えると、効率的になります。
私の場合は、1人で仕事をすることを前提にしていますが、
鍛えることで、どういう状況でも活用できるのではと。

• タスクの可視化
• 逆算思考
• スキマ時間の活用

上記3つの習慣を試してみていただければ。

---

【ログ帳】
昨日は、朝にブログを更新。
その後は、オフ。
子どもと公園へ。