【クラウド会計】利用時に意識しておきたいこと3点

freeeやマネーフォワードなど、クラウド会計は便利な部分もありますが、使い方を間違えると逆にストレスになることも。
私がクラウド会計を利用するにあたって、普段から意識しているポイントを書いていきます。

今回は「【クラウド会計】利用時に意識しておきたいこと3点」というお話です。

入力しない意識

クラウド会計を利用するにあたって大切となるのが「入力をできるだけしない」という意識です。
クラウド会計に直接入力する回数を減らすことが効率化の第一歩。

現金で支払ったレシートを生成AIに読み取らせるといったことも挙げられますが、まずは現金取引を極力減らすということが大切かなと。

現金取引が多いと入力をする回数はどうしても増えてしまいます。
（現金の支払のやりとりだけでも手間ですし…。）

私の場合、そもそも現金を可能な限り持ち歩きたくない人間なので、
財布はポケットに収まる小さなものを利用しています。

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AIを活用することも大切ですが、まずは「現金取引を減らす」ということを意識してみましょう。
これだけでも入力する回数はグッと減ります。

データでもらう意識

2つめに意識したいことは「データでもらう」ということ。
請求書などの書類をデータでもらえるかどうか取引先に確認してみましょう。

書類をデータでもらうことができれば、活用しやすくなります。
なにより探すのがラクになりますし。

私の場合は、PowerToysRunを活用してパソコン内のデータを検索するようにしています。
呼び出しから検索までがスムーズで気に入っています。

紙ベースだと探すだけでなく、保管も大変ですし…。
（紛失リスクも紙ベースの方が高くなるかなと。）

「紙の方が確認しやすい」といった意見もあるでしょう。
ですが、これは「慣れ」の問題。

私自身も紙で確認した方がやりやすいと感じていた頃がありました。
現在は、データで確認することに慣れましたし、データの方が圧倒的に早いです。
「モニターの使い方を工夫する」「iPadを利用する」などやり方はいろいろとあります。

タイムリーであることを意識

3つめは「タイムリーであること」を意識したいものです。
せっかくクレジットカードや銀行口座を連携しても処理が遅れてしまっては意味がありません。

私は自分の経理を毎朝するようにしています。
毎朝していれば時間もかかりませんし、翌月の頭には前月の数字を確認することができます。

遅くとも前月の数字は当月の10日までには確認したいものです。

自社の経営管理をするということはもちろんですが、試算表をタイムリーに作成できるというのは、対外的（銀行など）に見ても信頼感が高まります。
銀行から試算表を依頼されて、「前月の数字をすぐに提出できる会社」と「なかなか出てこない会社」では印象は大きく違いますから。

ちょっとしたことですが、意識を変えるだけで効率化は思ったより進むものです。
「いつもと違うことをするのに抵抗がある」ということもあるでしょう。
一気に変更する必要はなく、少しずつでも良いので変更していくことをおすすめします。