ピボットテーブルでの計算にも色々な種類があり、非常に便利です。
ですが、状況によっては通常のExcel関数を使った方が良い場合もあります。
ピボットテーブルの良さは、なんといっても更新が簡単なところです。
今回は、ピボットテーブルでの計算方法や通常のExcel関数との使い分けについて書いていきます。
ピボットテーブルでの集計と計算
ピボットテーブルの集計方法は以下です。
- 合計
- 個数
- 平均
- 最大
- 最小
- 積
- 数値の個数
- 標本標準偏差
- 標準偏差
- 標本分散
- 分散
経理で主に使うのは、上の5つでしょう。
「ピボットテーブルのフィールド」→値の欄の「合計 / ●●」（上の画像の場合は、「合計 / 金額」）→「値フィールドの設定」で変更します。
その他にも「計算の種類」を変更することによって「総計に対する比率」や「親行集計に対する比率」など、いろいろな方法を試すことが出来ます。
先日の記事で銀行取引一覧表のシェア率について触れました。
実際に「計算の種類」を変更してシェア率を算出してみましょう。
「残高」を「値」のフィールドにドラッグ＆ドロップ。
追加した「残高2」をクリックして、「値フィールドの設定」を選択します。
- 「名前の指定」を「シェア率」に変更。
- 「計算の種類」を選択し、「総計に対する比率」を選択。
「シェア率」の行が追加されました。
※更新をすると列幅が変更されることがあります。
「ピボットテーブル分析」→「オプション」→「更新時に列幅を自動調整する」のチェックを外すと列幅が変わらなくなります。
ピボットテーブルとExcel関数の使い分け
上記のような割合を出す計算は、通常のExcel関数を使っても算出することができます。
ですので、私は使い分けする基準を設けています。
以下のような場合には、ピボットテーブルを使用します。
- 大量のデータを集計・分析したい場合
- データの更新を頻繁におこなう場合
- 複数の集計方法を比較したい場合
ただし、以下のような場合にはExcel関数を使用するほうが良いと考えます。
- 複雑な計算が必要な場合
- データ形式で作成できない表を作る場合
- セル参照する必要がある場合など
ピボットテーブルは、更新しても行列をわざわざ追加して、新たに関数を入力する必要がありません。
「更新を簡単にしたい」と思ったらピボットテーブルの使用を一度考えてみるとよいでしょう。
まとめ
今回は、ピボットテーブルの計算方法や通常のExcel関数との使い分けについてでした。
ピボットテーブルはシンプル、かつ、更新がしやすいので使う場面が多いです。
表を作り始める前に、頭の中で「どういう表を作りたいか？」しっかりとイメージしましょう。
そのときに、後々の更新のことなども考えて作ると使い分けがしやすくなります。
【編集後記】
昨日は、独立後の計画表と税理登録変更の書類の続きを。
一気に仕上げるのが苦手なので、少しずつ進めていきます。
