ピボットテーブル使用前に確認しておきたい3つのポイント

Excelは仕事をするうえで欠かせないものです。
その中でも頻繁に使用するのがピボットテーブル。

データの集計やグラフなど、様々な使い方ができます。
そんな便利なピボットテーブルを使用する前に確認しておきたいポイントを3つ紹介します。

今回は「ピボットテーブル使用前に確認しておきたい3つのポイント」というお話です。

既定のレイアウトの編集

1つめは「既定のレイアウトの編集」です。
初期設定では「コンパクト形式」が設定されています。

上の図のように表がギュッとしています。

私は、この形式は見づらいので「表形式」をよく使います。
初期設定のまま「表形式」に変更しようと思うと、「デザイン」→「レポートのレイアウト」→「表形式で表示」という流れになります。
ショートカットキーを使うと「Alt」→「JY」→「P」→「T」です。

ただ、このひと手間が意外と面倒です。
そのため、初期設定を変更してしまいましょう。

「ファイル」→「オプション」→「データ」→「既定のレイアウトの編集」を選択します。

「既定のレイアウトの編集」のウィンドウが開くので、「レポートのレイアウト」を「表形式で表示」に変更しましょう。

その他にもお好みで既定のレイアウトを変更することができます。
私の場合は、集計したデータを貼付けすることが多いので、「表形式で表示」と「すべてのアイテムのラベルを繰り返す」にチェックを入れています。

更新時に列幅を自動調整する

2つ目のポイントが「更新時に列幅を自動調整する」です。

初期設定では「更新時に列幅を自動調整する」にチェックが入っています。

「更新時に列幅を自動調整する」にチェックが入っていると、上の図のように「B列」の幅を広げている状態にしていても…

データを追加して、更新をすると列幅が自動で調整されてしまいます。
この状態では、せっかく形式を整えても、更新する度に整える必要が出てきます。

「既定のレイアウトの編集」のときと同様に「ファイル」→「オプション」→「データ」→「既定のレイアウトの編集」を選択します。

「ピボットテーブルオプション」を選択。

「更新時に列幅を自動調整する」のチェックを外しましょう。
この設定をしておくと、更新しても列幅は調整されません。

「更新時に列幅を自動調整する」はピボットテーブルを作成して、「ピボットテーブル分析」→ピボットテーブルオプション」からもチェックを外すことができます。
この場合、初期設定の変更がされるのではなく、ファイルごとの設定の変更になります。

そのため、新しいファイルを作成してピボットテーブルを使用すると、再度チェックが入っている状態になります。

元データの確認

3つ目は、元データの確認です。

ピボットテーブルを使用する場合には、元データを「データ形式」で作成する必要があります。

「データ形式」とは上の図のような形式をいいます。
「見出し」と言われる各列のデータの種類を表す名前が、1番上の行に記載され、
各行に個々のデータ、各列は見出しの項目で分かれています。

ピボットテーブルで集計する場合には、表を作るというよりはデータのリストを作るイメージが大切です。
表を作るイメージが残っていると、ピボットテーブルを使用するのが難しく感じてしまいます。

その他にも「空白セル」や「データの型（数値・文字列・日付）」に注意が必要です。
正しく集計がされなかったり、エラーの原因になります。

まとめ

今回は「ピボットテーブル使用前に確認しておきたい3つのポイント」というお話でした。

• 既定のレイアウトの編集
• 更新時に列幅を自動調整する
• 元データの確認

ちょっとしたことですが、ストレスが減ります。

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【ログ帳】
昨日は、朝にウォーキングを。
その後は、ブログの更新とホームページの改修をしました。
午後は、オフ。
2歳の息子とポピープレイタイムごっこを（笑）