ピボットテーブルはExcelの便利な機能で経理業務と非常に相性が良いです。
集計や分析を素早く効率的に行うことができます。
ですが、基本的なルールを覚えていないと正しく集計されません。
今日は、ピボットテーブル使用上の注意点を見ていきましょう。
参照元データ作成時の注意点
ピボットテーブルを作成するうえで重要なのが、参照元のデータを作成することです。
参照元データを作成するときの注意点は以下になります。
- テーブルで集計する
- タイトルをつける
- 文字入力は規則的にする
テーブルで集計する
ピボットテーブルを作成する前に、参照元のデータはテーブルの形に変換しておきましょう。
テーブルとは、上の画像のように列ごとにデータが区分されている形式をいいます。
「挿入」→「テーブル」で変換することが出来ます。
（「Ctrl」＋「T」でも可能です。）
テーブルに変換するメリットとして、行や列を追加しても書式や計算式を自動的にコピーしてくれます。
また、ピボットテーブルを作成後の更新がテーブルを使用しなかった場合と比べて簡単になることです。
テーブルを使用しないでピボットテーブルを作成することも可能ですが、テーブルを使用しないとピボットテーブルの更新をするたびに参照元のデータ範囲を変更する必要があります。
タイトルをつける
ピボットテーブルの元となるデータには必ずタイトルをつけましょう。
タイトルをつけなければ、Excelは何のデータか判別することが出来ず任意のタイトルを付します。
この状態でピボットテーブルを作成してしまうと、どの列に何のデータが入っているかが分からなくなるのです。
文字入力は規則的にする
文字入力にも注意が必要です。
全角、半角、スペースなど、違いが生じると違うデータとして認識されます。
同じ名前を入力しても上の画像は、違うデータとして認識されています。
その他にも記号や数字には注意が必要です。
ピボットテーブル作成後の注意点
作成後の注意点として以下があります。
- 更新をおこなう
- ピボットテーブルのシートをコピーする
ピボットテーブルの更新をおこなう
参照元のデータを更新するときは、ピボットテーブルも更新しましょう。
「ピボットテーブル分析」→「更新」→「更新」または「すべて更新」です。
表の上で右クリックをして「更新」を選択する方法もあります。
ピボットテーブルのシートをコピーする
ピボットテーブルのシートをコピーして使おうとすると、上手に更新されません。
シートがコピーされても、ピボットテーブルはコピー元のデータを参照してしまうからです。
データソースの変更をしましょう。
「ピボットテーブル分析」→「データソースの変更」です。
更新ができないときの対処法をこちらの記事で詳しく解説しています。
まとめ
ピボットテーブル使用上の注意点について、まとめてみました。
注意点は少なからずありますが、慣れてくると問題ありません。
データの集計や分析が圧倒的に楽になるので、おススメです。
【編集後記】
昨日は、帰宅後少し筋トレを。
ジョギングに興味が出てきました。
走るのは得意ではないですが、やってみたいなーと。
計画中です。
