独立後のタスク管理シートのメリット

独立後は、勤務時間という枠がなくなります。
それは、自分で時間をコントロールできることでもあり、同時に「終わり」がなくなることでもありました。

勤務していた期間が長ければ、それなりに戸惑うことの1つなのかなと。
（私は戸惑いました…。）

そこで作成したのが、仕事量を把握するためのタスク管理シート。
今回は「独立後のタスク管理シートのメリット」というお話です。

勤務時間を取り払う

勤務していると、何時から何時までという「勤務時間」があります。
その枠の中で働くことに慣れていたので、独立して枠がなくなったときは、多少の戸惑いがありました。

例えば、仕事が早めに終わったとき。
独立して、仕事が早く終わったのであれば、そこで終わらせてもいいはずです。
ただ、「それでいいのか…」といった気持ちが残ったのが事実。

結局、その後もKindle本をもっと書いたり、ブログやホームページの改修をしたりと、何かしらの仕事をしていたのを覚えています。
好きなことなので、それはそれでいいのですが、1日の終わりをつけづらいという感覚があったのかなと。
（どこか「サボっている」ような気がして…。）

そこで考えたのが、タスクで管理するということでした。

タスク管理シートで1日を組み立てる

私が使っているのは、GASでつくったタスク管理シート。
スプレッドシートに、Googleカレンダーの予定とGoogleToDoのタスクを連携させています。

※画像はダミーデータ

以前から、GoogleカレンダーとGoogleToDoは活用していたのですが、時間管理というよりかは、忘れないようにするためというような意味合いが強かったなと。
先々のタスクをどんどんと入れておけば、カレンダーで把握ができるので、それなりの効果はあります。

ただ、タスクがいっぱいになると、1日のタスク量を把握しづらいと感じていたのです。
また、タスクは時間設定を細かくできないので、1日の仕事量を時間で把握することができません。
見積と実績の差異も確認できないですしね。

そこで、今の仕組みをつくるようにしました。
「終わりをつけづらいなら、仕事量を把握すればいい」という単純な話なのかなと。

他にもアプリを活用することも考えたのですが、そもそも予定をGoogleカレンダーで管理しているので、どうせならGASで連携をしてしまうおうということに。

シートは、1週間分を見られるようにしています。

• 毎日やること→緑
• そのほかのタスク→青
• 予定→赤

というように色分けをしているので視覚的にも分かりやすいです。

タスクには、見積時間も入れています。
最初の方は、感覚の部分がありますが、習慣にしておくことで精度も上がってくるものです。

上の集計エリアでは、見積と実績の差異を把握できるようにしています。
（カテゴリーでも分けているので、そちらでも時間の把握が可能。）
右上には1か月分のカレンダーを設置して、予定もサラッと確認できますし。

仕事量を把握しておく

1日の仕事量を把握できるようになることで変化があります。

1つは、「それぞれのタスクにどのくらいの時間がかかっているか」を改めて把握することができるようになるということ。
日頃から見積のトレーニングをしていると、「どのくらいの時間がかかりそうか」のイメージもしやすくなります。
時間に対する意識が変わるので、行動にも余裕ができたなと。
見積時間を設定していると、集中力が上がるのもうれしいところですね。

そして、何より「勤務時間」という考え方がなくなったのは大きな変化。
効率化をすることで、1日の仕事を早められるという意識にもつながる部分です。
プログラミングでの自動化はもちろん、今までのやり方を見直すきっかけにもなっています。

独立後は、決められた時間で動くのではなく、自分で時間を管理するという感覚が欠かせません。
そのためにも、勤務時間という考え方をなくすというのも1つの手段です。

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【編集後記】
昨日は、メルマガとブログを。
その後は、税理士業をしました。
午後は、Kindle本→研究という流れ。