毎月の経理で意識しておきたいこと

毎月の経理は、「スピード」「仕組み化」「先読み」が重要。
正確さはもちろん大切ですが、経営に役立てることを考えると、
前月の数字を10日ぐらいまでには確認できる体制を整えておきたいものです。

2か月前の数字を確認しても、「….」となってしまいます。

今回は「毎月の経理で意識しておきたいこと」というお話です。

スピード

経理のスピードは、単純に早く入力することではありません。
むしろ、「できる限り入力をしないこと」を意識することが大切です。

そのためには、データを活用していきましょう。
現金取引を極力減らし、取引の内容をデータで取得できるようにしておくのです。

取引の内容をデータで取得することで、「会計ソフトに入力する」という手間を削減できます。
単純なことですが、データを活用する意識があるだけで、
経理のスピードは大きく変わります。

データを活用するための代表例は、クレジットカードやネットバンキングなどが挙げられますが、
「データでもらう」ということも意識しておきましょう。
紙でもらっている請求書などを、PDFで受け取るようにするだけでも、
経理スピードは大きく変化します。

仕組み化

経理は、仕組み化も重要なポイントとなります。
実施するタイミングやデータの扱い方に注意をしておきたいものです。

経理は、一気にやるのではなく、日頃から少しずつ進めていくことをおすすめしています。
一気にやれば、レシートなどの証拠資料の紛失に繋がります。
また、日が経てば経つほど、人間は詳細なことを忘れてしまいます。
記憶が鮮明なうちに経理をしておくことも忘れてはいけません。

私が日頃からおすすめしているのが、経理を実施するタイミングつくること。
「朝の時間」や「一日の最後」など、時間をある程度設定しておくと習慣化しやすくなります。

また、データの扱い方に一定のルールを設けるようにしましょう。
保存場所やデータの名称など、固定したルールを持つことで、
後から見直しがしやすくなります。

私は、データをクラウドに保存するようにしています。
有名なものでいうと、DropboxやGoogleドライブが挙げれます。

クラウドに保存することで、バックアップもされますし、
パソコンがあれば、すぐに確認することもできます。

もう1つは、データの名称に規則性を持たせること。
規則性を持たせることで、後から検索がしやすくなります。

私の場合は、「お客さま名_内容_日付」というカタチで保存するようにしています。
探す時間を極力減らす仕組みを考えることが大切です。

先読み

そして、忘れていはいけないのが「先読み」です。
実績を確認するのはもちろんですが、その後の数字の予定も確認しておきたいものです。
決算時点の数字、それと連動した資金繰り表まで確認できるのが良いでしょう。

損益を把握することと、その後のおカネの流れを把握するのです。

会社が継続できなくなる原因は、おカネが不足することにあります。
それを防ぐためにも、早めから資金繰り表を作成して、
おカネの流れを把握しておくことが大切です。

資金繰り表には、本業での儲けのほか、
借入の返済や税金の支払、その他の経常外の支出も反映させることが大切です。
先の計画を把握できれば、融資を申し込むなど早めの対策が可能となります。

---

【ログ帳】
昨日は、朝にブログを更新。
その後は、外出してマイナンバーカードの更新へ。
午後から、データチェックとnoteの記事執筆をしました。