繰り返しのタスクを減らす工夫

日々のタスク管理は、GoogleのToDoリストを活用しています。
毎日やることをToDoとして残しておけば、忘れることを防げます。
そのため、以前は毎日実行する繰り返しのタスクをすべてToDoリストに載せていました。

毎日、ToDoリストを1つ1つ消していく過程は、終えた瞬間は気持ちのいいものです。
ですが、次の日には同じ項目がまた並んでいる…。

そして、ふと気が付いたのが、仕事のリズムが「重く」なっているということです。
この重さを減らすために始めたのが、繰り返しのタスクを減らす工夫。

今回は「繰り返しのタスクを減らす工夫」というお話です。

ToDoリストの「繰り返しのタスク」は重荷になると気が付いた

独立当時は、「毎日繰り返すこと」でも、抜け漏れを防ぐためにToDoリストに、すべてを記載していました。
ですが、気付けばToDoリストの半分以上が毎日同じ項目に…。

• ブログ
• やらないことリストの確認
• 読書
• 経理
• 筋トレなど

私にとってどれも重要ですが、リストに毎回載っていると、「やらなきゃ」という小さなプレッシャーが積み重なっていきます。

終えてもまた明日戻ってくる。
つまり、永遠に終わらないタスクに自分を縛り付けていたのです。

ToDoリストは本来、「思考の整理」のためのものと考えています。
それが「義務のリスト」になってしまうと、リストに支配されるような感覚になります。

そこで、「毎日繰り返されるもの」をまずリストから外しました。
リストではなく生活のリズムに組み込む。
それだけで、リスト見るときの気持ちがずいぶん軽くなりました。

毎日のタスクを減らすための習慣

繰り返しのタスクを減らす第一歩は、タスクを習慣に変えること。
習慣化すれば、わざわざ「今日もやらなくては！」と考える必要がなくなります。

習慣化のポイントの1つが、1つ前の行動をトリガーにするというもの。

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いつもやっている行動に新しい行動を紐づけすることで、習慣化しやすくなるのです。
「トリガー」を設定しておくと、頭が迷わなくなり、忘れることを防いでくれます。

タスクは「決断」を必要としますが、習慣は「自動」で動きます。
この違いが、ちょっとしたプレッシャーを軽減しくれるのです。

やらない仕組みで余白をつくる

習慣にしても、増え続けるタスクをすべてこなすのは難しいもの。
だからこそ、「やること」ではなく「やらないこと」を明確にしておくことも忘れてはいけません。

・朝のルーティンにスマホを見ない時間をつくる
・決めた時間以後は、パソコンを物理的に閉じる時間を決めておく
・「すぐに返信しない勇気」を持つ

このような「やらない仕組み」をつくると、自然と思考に余白が生まれます。
その余白が、「次に何をするか」を冷静に考える時間を与えてくれます。

タスク管理は、予定を詰め込む作業ではありません。
むしろ、余白を守るための工夫です。

仕事を増やすより、手放す。
走り続けるより、立ち止まる。
そのバランスを整えることが、重要なポイントと考えます。

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【ログ帳】
昨日は、朝にブログを更新。
その後は、1件の打ち合わせを。
午後は、資料作成と調べもの。