経理の仕事で驚いた風習～効率化を常に考える～

経理の仕事に初めて就いたのは10年以上前の話。
当時は驚きの連発でした。
未経験ということの驚きもありましたが、何より紙を使うことが非常に多い…。

今回は「経理の仕事で驚いた風習～効率化を常に考える～」というお話です。

驚いた風習

経理の仕事を始めて必死に仕事を覚えました。
非常に驚いたのが紙を使うことが多いことです。

• 紙の伝票
• スタンプリレー
• 裏紙に印刷

紙の伝票

このブログで何度か記事にしましたが、いまだに紙の伝票を使うところは多いです。
「紙の伝票に記入」→「会計ソフトに入力」という流れです。
1つ段階を挟むので時間が非常に掛かります。

スタンプリレー

届く請求書や会計ソフトから印刷した伝票に、経理財務部のメンバーの名前が横に並んでいる紙を1枚1枚貼り付け。
このスタンプリレーの紙もExcelから出力して、1枚に10枚ぐらいあるスタンプリレーの紙をハサミでチョキチョキと…。
気の遠くなるようなことをしていました。

裏紙に印刷

Excelで作った出納帳、会計ソフトに入力した伝票を裏紙に出力してスタンプリレーにしていました。
上司が確認するためにです。
領収書も印刷した出納帳に全て貼り付けていたので、残業になることが多かったです。

効率化は常にできる

上記のように、紙を使う機会が非常に多かった…。
もし紙の伝票に記入して、それを会計ソフトに入力しているなら即座に紙の伝票をやめましょう。
（私の場合、しれっと止めたら無くなりました（笑））
スタンプリレーは、上司が変わったら一瞬で消えてしまいました。
皆さん、要らないと感じていたのでしょう。

このように、本当は要らないと感じていても、なかなか無くせないものが多いと感じます。
効率化というと「高いソフトを導入」などのイメージがあるかもしれません。
ですが、そんなことをしなくても効率化は可能です。

まずは業務の流れを見直すことが大事です。
今までこうしてきたからというのは、いったん忘れましょう。
もちろん、経理の特性として、同じ処理を継続しておこなうということは必要です。

ですが、これはあくまで経理処理の話。
業務の流れを見直すことは、いつでもできるはずです。
見直しをすることで要らないステップを消していきましょう。

意外と周りも「要らない」と感じている人は多いものです。
大事なのは、その流れが本当に正しいのか？ということを常に考えることです。
逆にいうと、「昔からこうだから」という無理矢理な理由に流されないように注意が必要なのです。

まとめ

今回は「経理の仕事で驚いた風習～効率化を常に考える～」というお話でした。
効率化というと難しいことを考えるかもしれません。
ですが、業務の流れを見直すだけでも、大きな効率化は可能です。

そういえば、Excelの出納帳を月ごとのシートに分ける文化もありました。
月ごとに分けずに、1つのシートに続けて入力していけばいいのにと…。
あとからデータとして活かしやすいので。

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【ログ帳】
昨日は、朝に筋トレ、ウォーキング、ブログの更新。
早朝は雨が止んでたのでラッキーでした。
昼にはホームページを更新し、自主開催セミナーの構想を練ってました。