会計ソフトに直接入力すると非効率になってしまうことがあります。
その対策としてExcelに入力してインポートするという方法があります。
その逆で、会計ソフトのデータを自分好みにカスタマイズするためにエクスポートをして使う方法もあります。
その場合に注意したいデータ形式。
今回は「会計ソフトへのインポートと会計ソフトからのエクスポート時のデータ形式と注意点」というお話です。
CSVデータの確認
会計ソフトにデータをインポートする際に、使用する形式がCSVデータ。
マネーフォワードで出力した仕訳帳のCSVが上の画像です。
パッと見は、Excelのデータと同じなので分かりづらいです。
ですが、よく見ると、
上の画像のようなアラートが出ていたり、
ファイル名の最後にCSVと書いています。
CSVは「comma separated values」の頭文字で、その名の通りカンマで区切られたデータのことを指します。
このCSVの見分け方として、ファイルを開くとアラートやファイル名にCSVと入っているということが挙げられます。
上の図のように、ファイルの見た目も明らかにExcelのデータと違います。
私は、ファイル名に拡張子が表示されるように設定しています。
（上の図でいうと「.」の後のcsvやxlsxのことです。）
フォルダを開いて「表示」→「表示」→「ファイル名拡張子」を選択すれば拡張子が表示されるようになります。
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CSVファイルの注意点
会計ソフトとExcel間の移動に便利なCSVファイルですが、いくつかの注意点もあります。
1つ目がCSVファイルでは関数、色、罫線などの保存ができないということ。
私も何度かやってしまったことがあります。
慌てて保存をして、再度開いてみるとCSVファイルで保存していた気づくパターンです。
あくまでCSVファイルは文字列をカンマで区切っているファイルでしかないので、Excelの機能を保存することはできないのです。
2つ目は複数のシートを保存できません。
CSVはExcelのデータではないので、複数のシートを保存することができないのです。
保存がされるのは選択しているシートのみとなります。
3つ目は取り込むフォーマットを必ず確認すること。
会計ソフトによってCSVの各項目の位置が違います。
あらかじめ確認することが重要です。
一度でデータをエクスポートすると形式を確認することができます。
4つ目は、CSVの保存の方法です。
CSVの保存は、「CSV(コンマ区切り)」と「CSV UTF-8(コンマ区切り)」があります。
私が以前勤めていた事務所では「CSV UTF-8(コンマ区切り)」に対応しておらず、文字化けをしていました。
取り込み時に文字化けなどが発生した場合は、保存形式の確認をしましょう。
まとめ
今回は「会計ソフトへのインポートと会計ソフトからのエクスポート時のデータ形式と注意点」というお話でした。
会計ソフトとExcelのインポートとエクスポートは非常に便利です。
まだまだ利用されていない方も多いかと。
やり方が分かれば仕組化してしまえば、サクサクとできます。
是非試してみて下さい。
【ログ帳】
昨日は、午前中は筋トレとブログの更新。
昼からは、息子と近くのスーパーへ買い物に。
小さいながら、しっかりお手伝いをしてくれました。
夕方は、豆腐ハンバーグを作成。
