銀行に情報が伝わっているとは限らない

銀行の担当者に話した内容は、そのまま上司や本部にも伝わっているとは限りません。
担当者も1人の人間ですから、聞いた話をすべて正確に持ち帰り100%伝えるというのは、なかなか難しいものです。

今回は「銀行に情報が伝わっているとは限らない」というお話です。

書面で残す重要性

担当者が上司や本部に報告する際、口頭で伝えた情報がすべて反映されるとは限りません。
「人が記憶できる情報量」には限界がありますから。
また、人によって受け取り方も変わります。

だからこそ、持ち帰った際に、少しでも多くの情報を残せるように、書面で残しておくことが大切なのです。

例えば、決算の概要をまとめた決算説明書。
A4用紙1枚程度にまとめたコンパクトなものでよいでしょう。
内容としては、決算の概要、差異要因、今後の課題や対策、今後の損益や資金繰りの見込みといったところ。

事前に分析し、整理しておくことで、経営者自身も説明がしやすくなります。
書面は銀行のためだけではなく、経営者自身のためでもあるのです。

そう考えると、準備する意味も変わってくるのかなと。

資料は「聞かれてから」ではなく「事前に」準備する

資料は、銀行に聞かれてから慌てて用意するものではなく、事前に準備しておくものだと考えています。
理由は、銀行に見せるためだけではありません。

事前に資料を準備する過程そのものに、価値があるからです。
決算説明書や資金繰り表をつくる中で、経営者自身が数値を事前に把握でき、頭の中でシミュレーションができるようになります。

ただ資料を渡すだけでなく、準備の過程を通して、銀行との会話もスムーズになっていく。
これは、実際に事前準備をしているお客さまと接していて、よく感じるところです。

面談の場でも、資料がすでに手元にあると、話の進み方が変わってきます。
数字の説明に時間を取られることなく、今後の対策や見通しの話に、自然と移っていけます。

以下は、最低限準備しておきたい資料です。

・A4用紙1枚程度の決算説明書
・資金繰り表
・借入金一覧表

どれも一朝一夕にはつくれないものですし、決算が終わってから慌ててつくるのでは、間に合わないこともあります。
だからこそ、日頃から準備しておくことが、結果として銀行との関係を良くしていくことにつながるのです。

決算報告は、訪問して伝えることに意味がある

決算書ができあがると、それをただ担当者に渡すだけで終わってしまう場面も、珍しくありません。
ただ、それでは少々もったいないというのが正直なところです。

決算書ができたタイミングは、銀行に訪問する絶好の機会でもあります。
担当者だけでなく、支店長など、普段なかなか会えない方にも話を聞いていただけるのは、大きなポイントです。

担当者も1人の人間ですから、その方の力量や状況によって、伝わる情報量に差が出てしまうことは、どうしても起こり得ること。

担当者は、数年に一度のペースで異動していきます。
異動のたびに、また1から会社の説明をするのは、経営者にとっても負担です。
企業概要書のようなカタチで、会社の情報を日頃からまとめておけば、担当者が交代した際にもさっと渡すことができますし、決算報告の際に支店長など複数の方へ渡しておくこともできます。

日頃から複数の関係をつくっておく価値は、そこにもあるのかなと。

経営者の顔を見ていただけるのはもちろん、会社の状況や今後に向けた考えといった、数字には表れない情報も、その場で直接伝えることができます。
そのタイミングをつくりやすいのが、決算報告のときと言えるでしょう。

言葉だけに頼らず、伝える手段を増やしておくことが、銀行との付き合い方において、意外と大きな差を生むポイントです。
そう考えると、担当者は変わっても、会社の情報を伝え続ける仕組みは変わらず残していけます。

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家族でソーセージづくりをしました。